Como está a sua organização na era digital?

Atualmente vivemos um momento denominado VUCA (sigla em inglês para volatilidade, incerteza, complexidade e ambiguidade), acelerado pelo passo da evolução tecnológica. Entenda nesse artigo como se organizar na era digital.

Em um mundo com essas características devemos estar abertos a novas tendências e ferramentas, sempre com olhos para o futuro e atuando com o que está disponível hoje.

Visando uma Indústria 4.0, com melhoria contínua, organizada de forma eficiente, produtiva e por consequência, competitiva no mercado.

Você está sendo bombardeado de informações?

Não precisou assistir a um episódio do reality show para saber tudo o que estava acontecendo? Não precisa nem perguntar o que seus amigos estão fazendo porque já acompanhou nas redes sociais?

O formato das notícias mudaram, o que antigamente era função prioritária do jornal impresso e televisivo hoje está na palma da mão de todos e em um volume muito mais expressivo.

Os sites e aplicativos “magicamente” mostram exatamente aquilo que você tem interesse em ler, utilizando as suas informações para otimizar as campanhas publicitárias das empresas e atender você da melhor forma.

Não apenas na vida pessoal, o grande volume de informações impacta diretamente no dia a dia do trabalho também. É esperado cada vez mais habilidade de atuar em várias tarefas ao mesmo tempo, agilidade e aplicação de melhoria contínua no trabalho final.

Com tudo isso, como fica a sua organização e produtividade?

Para que seja possível se destacar profissionalmente é imprescindível focar na organização das tarefas para aumento da produtividade. Dessa forma garantindo prazo de entrega e um conteúdo de qualidade.

Sendo que esses dois conceitos andam muito juntos, a produtividade não é estar ocupado o tempo todo. Mas sim se organizar para tornar as atividades mais eficientes.

E para que a organização aconteça de forma efetiva, é necessário ter clareza de vários pontos, dentre eles:

• Qual o projeto a ser executado;
• Quais tarefas precisam ser executadas para a entrega do projeto;
• Quais são as atividades críticas, que caso atrasem comprometerão o prazo do projeto.

E a partir disso realizar:

• Planejamento e;
• Cronograma.

Levando em consideração gestão de recursos, tempo e escopo. Para isso, segue abaixo alguns cuidados para se ter em uma organização que visa a produtividade:

• Listar tarefas em um to do list: colocar apenas tarefas tangíveis, como reuniões, eventos e realização de material;
• Deve-se separar projetos ativos dos que estão suspensos, adiados, cancelados ou futuros;
• Ter um planejamento macro de longo prazo e detalhado no curto prazo: planejar ações detalhadas no longo prazo causam mais retrabalho do que ajuda na implantação do projeto.

Todos esses passos caminham para que você seja cada vez mais 4.0.

O que é melhor, ser analógico ou digital?

Para todos os pontos listados, você deve estar se perguntando: “devo utilizar novas ferramentas ou o bom e velho excel já é suficiente”?

A resistência ao novo é instinto de preservação natural dos humanos. Porém, é preciso entender que “o que sempre funcionou”, hoje pode não funcionar.

Pois ferramentas específicas para determinadas ações já estão preparadas para dar uma visão clara do que está acontecendo.

Por exemplo, em uma implantação de projetos, a utilização de ferramentas específicas pode ajudar a entender melhor diversos fatores. 

Entre eles o volume de ações executadas, pendentes e canceladas de forma automatizada. Além de apoiar na formalização de atas de reuniões, entre tantas outras funcionalidades.

As empresas analógicas estão fadadas ao fracasso?

O grande número de empresas hoje oferecendo produtos e serviços transformou o mercado em um ambiente competitivo.

E para poder atingir a qualidade, preço e prazo esperado pelos clientes as empresas precisam se reinventar. É importante que os negócios sejam cada vez mais organizados, eficientes, produtivos e tendo melhoria contínua.

Para isso, a necessidade da utilização das tecnologias disponíveis como aliadas para caminhar para um mundo 4.0 se tornou ainda mais latente. Deixando de fora competidores que não acompanham o ritmo.

A ferramenta iMeets pode ajudar você a ir além

O iMeet é um módulo da ferramenta iPRIMUM para gerenciamento de reuniões, atas e ações geradas como plano de ação. Podendo dividir o módulo em duas frentes principais:

• Atas de reunião;
• Ações da reunião.

Atas de reunião

O envio de ata após uma reunião é uma ação muito importante para formalização dos compromissos gerados. Além disso, clareza nos próximos passos e seus respectivos responsáveis.

Muitas vezes no dia a dia corrido da indústria acaba-se deixando com baixa priorização esse tipo de atividade. E para apoiar nessa tarefa o iMeet conta com as seguintes funcionalidades:

Identificação da reunião e seus participantes

a) tipo de reunião;

b) nome da empresa;

c) nome da diretoria;

d) nome da coordenação;

e) local da reunião;

f) responsável pela reunião.

Entre outros aspectos. Sendo importante ressaltar que todos os participantes, tanto próprios como de empresas terceirizadas poderão receber tanto a ata quanto os relatórios da reunião.

Criando uma ação a partir da reunião

Após cada reunião, para que todos os participantes tenham clareza dos seus papeis e responsabilidades é imprescindível a execução e compartilhamento de um plano de ação.

É através dele que se torna mais tangível os próximos passos. Além de responsáveis e prazos de entrega para que seja alcançado o objetivo final do projeto.

A visualização de ações de reunião demonstra todas as ações atribuídas e seus status. Ou seja, elas são organizadas em função dos colaboradores que possuem ações das quais são responsáveis.

Com isso, é possível iniciar a próxima reunião de forma fácil através das informações de status das ações. Além de sinalizar os responsáveis sobre a proximidade do prazo de entrega.

Utilização de ferramentas tecnológicas se tornou questão de sobrevivência

O analógico ficou para trás, vivemos uma era de revolução tecnológica que não nos permite perder tempo e dinheiro. Hoje existem ferramentas cada vez mais completas, que apoiam as indústrias a chegar na Indústria 4.0.

A utilização dessas ferramentas são tão intuitivas que não é necessário mão de obra especializada. O que precisa é que os gestores entendam sua importância, apoiando e estimulando a gestão da mudança.

Indústria 4.0, organização, eficiência, produtividade e melhoria contínua são os focos das indústrias atualmente. E você não precisa começar do zero, há ferramentas no mercado para apoiar você.

O futuro já chegou nas suas reuniões ou continua no analógico?